5 skäl att outsourca hanteringen av löner
Vad innebär det att outsourca löner?
När du outsourcar företagets löner, betyder det att din verksamhet låter en extern partner, som exempelvis Söderberg & Partners Löner, hantera företagets löneadministration.
När du anlitar oss för löneoutsourcing tar vi över hela eller delar av löneprocessen – beroende på vad du önskar. Det innebär att du får hjälp att hantera krånglig löneadministration och kan frigöra tid för annat.
5 skäl att överväga outsourcing av löner
Funderar du på att outsourca hanteringen av företagets löner? Vi har listat 5 anledningar till att det kan vara en bra idé att lägga ut löneadministrationen på en extern partner:
- Du frigör tid. Det tar väldigt mycket tid att hantera löner. Tid som istället skulle kunna läggas på uppgifter som är mer kritiska för företagets framgång. Om du outsourcar företagets löner får du dessutom tillgång till ett smart systemstöd och specialister som stöttar dig med svårare administrativa uppgifter, så som registrering av löneskatter. Om du tar hjälp av oss på Söderberg & Partners, kan vi hantera hela rapporteringen åt dig.
- Du får tillgång till ett smart lönesystem. När du outsourcar företagets löner behöver du inte köpa in ett eget lönesystem och inte heller underhålla det löpande. Ett smidigt lönesystem är avgörande för hur effektivt löneprocessen fungerar – för alla medarbetare som registrerar eller attesterar löpande. Ett dåligt system kan snabbt bli ett kostsamt administrativt monster. Genom att outsourca löneadministrationen, får du tillgång till ett beprövat lönesystem.
- Företaget blir mindre sårbart. Det är ganska vanligt att lönefunktionen består av en eller ett fåtal personer på små och medelstora företag. Inte sällan finns all kunskap i huvudet på medarbetaren och viktig information förblir odokumenterad. I dessa fall, blir företaget väldigt sårbart vid sjukdom och annan frånvaro. Om du outsourcar lönerna, kan du känna dig trygg med att din partner alltid har erfarna medarbetare på plats och att löneprocessen flyter på smärtfritt.
- Löneoutsourcing kan vara en kostnadsbesparing. Många företag sparar pengar på att lägga ut lönehanteringen på en extern partner. För att du ska kunna räkna ut vad du kan vinna på löneoutsourcing, behöver du först skapa en bild av vad det kostar att dina medarbetare utför dessa uppgifter idag – och ta med hela kostnadsbilden. En medarbetare kostar pengar även när de inte kan vara produktiva, så som vid sjukfrånvaro, utbildningsdagar och sjuknärvaro. En extern konsult tar istället betalt för de tjänster som du har beställt. När du anlitar oss på Söderberg & Partners Löner, får du dessutom ett fast pris.
- Du får hjälp av specialister. När du outsourcar löner får du hjälp att säkerställa att företaget följer alla aktuella regler och lagar. Du överlåter med andra ord ansvaret till din lönepartner som har lång erfarenhet av lönehantering. Ett plus är även att du får specialistögon som synar verksamheten och kan komma med förslag på vad du kan göra för att optimera löneprocessen ytterligare.
Så kommer du igång med löneoutsourcing
När du väl har bestämt dig för att flytta lönehanteringen till en partner, tar det omkring tre månader tills hela löneprocessen är överflyttad och dina medarbetare har fått utbildning i det nya systemet och rutinen.
För dig och dina kollegor handlar det om cirka 20-40 timmars arbete för att få igång outsourcinglösningen. För att övergången ska ske så smidigt som möjligt har vi listat tre saker som är bra att tänka på:
- Gör en kartläggning som visar hur ni arbetar med löneprocessen idag. Vilken information hämtar ni, vad rapporterar ni etc. Specificera även hur ni önskar att er framtida löneprocess ska fungera. Kartläggningen av den tidigare lönehanteringen är ett viktigt steg för en lyckad övergång till att outsourca företagets hantering av löner. Om företagets interna lönehantering har varit bristfällig, är inte lösningen att bara lägga ut lönehanteringen till en extern partner. Det krävs en noggrann genomgång av historiken innan den nya löneprocessen kan skapas.
- Fundera på om ni vill fortsätta använda ett befintligt system. Det går nämligen utmärkt att ha kvar befintliga system och integrera dessa med systemet hos din partner. Vi på Söderberg & Partners använder det smarta lönesystemet Payroll. Beräkningen av lönerna sker sedan via den externa partnerns system.
- Utse kontaktpersoner från alla avdelningar som bör vara med när ni ska komma igång med löneoutsourcingen. Det är bra att ha med representanter från HR, ekonomi och IT. Kontaktpersonen från IT kan dock vara vem som helst som har kunskap om er befintliga systempark.
Din partner hjälper dig med kartläggningen och övergången mot en lyckad outsourcing av era löner. När övergångsprojektet är avklarat kan du tryggt överlåta löneadministrationen till din partner som har den specialistkompetensen som krävs.
Vill du veta mer om vad du kan vinna på att outsourca löner?
Fyll i formuläret nedan, så kontaktar vi dig.
